Update AVG - Bewaartermijnen van documenten en data


avg-gdpr-vierkant

Bewaartermijnen van documenten en data

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming definitief van kracht. In het kader van deze wet voeren wij aanpassingen door in de software, om de privacy van uw (ex-)medewerkers te beschermen. Eén van de aanpassingen die wij doorvoeren heeft betrekking op de bewaartermijnen van medewerker data en - documenten. Graag lichten wij een tipje van de sluier op over deze functionaliteit, die spoedig zal worden opgeleverd.

De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft over bewaartermijnen van data en documenten het volgende:

“Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst uw werkgever verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren. Voorbeelden hiervan zijn uw loonbelastingverklaring en een kopie van uw identiteitsbewijs. Deze moet uw werkgever 5 jaar bewaren nadat u uit dienst bent. Voor andere gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens is de richtlijn: een bewaartermijn van 2 jaar nadat u uit dienst bent. 

Het is gebruikelijk dat een organisatie uw sollicitatiegegevens verwijdert uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Wel kunt u toestemming geven om uw gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er mogelijk op een later tijdstip een passende functie voor u komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.”

U leest het al, bewaartermijnen zijn voor verschillende soorten documenten en data afwijkend. Daar komt nog eens bij dat voor een gedeelte van de documenten geen wettelijke bewaartermijn is vastgelegd, waarvoor u dus zelf mag bepalen wat voor u een gepaste termijn is. 

Recruitment
Gebruikt u EasyCruit of TalentLink? Dan kunt u de bewaartermijn van gegevens al instellen. Dit is bestaande functionaliteit. Verder kunt u de sollicitant bij het indienen van zijn sollicitatie laten weten hoe lang u zijn/haar gegevens bewaart en voor welke doeleinden.

Bewaartermijnen HRM
In Talent en Visma.net HRM willen wij u hierin maximaal ondersteunen, door u de vrijheid te geven bewaartermijnen op te geven voor verschillende soorten data en documenten. Hiervoor zullen wij u in staat stellen per datasoort - denk bijvoorbeeld aan Beoordelingen, Opleidingen of Verlof - én per map in het Elektronisch Dossier een bewaartermijn in te stellen die voor uw organisatie relevant is. Dit kan betekenen dat er mogelijk een herstructurering van uw Elektronisch Dossier nodig is, als u veel verschillende soorten documenten bij elkaar in één map bewaart.

Verwijderen in HRM
Verder bieden wij u een interactief overzicht aan, waarmee u eenvoudig kunt zien welke soort documenten en/of data verloopt per werknemer op het moment van genereren. In dit overzicht kunt u eenvoudig werknemers uitsluiten van verwijdering, indien nodig. De documenten en data van werknemers die u wel wilt verwijderen, verwijdert u met één druk op de knop. Wij hebben er bewust voor gekozen dit niet volledig te automatiseren, zodat u zicht houdt op de gegevens van werknemers die worden verwijderd en zodat u eventueel kunt ingrijpen. 

Verdere AVG functionaliteit
Andere functionaliteiten die wij uitleveren in de software met betrekking tot de AVG zijn:

  • Medewerker data overview: mogelijkheid om met één druk op de knop meerdere relevante rapportages op te roepen ten behoeve van de verstrekking van alle bekende medewerker data in het systeem. In het kader van dataportabiliteit.

  • Apart kunnen autoriseren op BSN op het scherm Persoonsgegevens.

  • Privacygevoelige data verwijderen uit standaard exports en rapportages, mits het ontvangende systeem hier geen hinder van ondervindt. Denk aan o.a. BSN en adresgegevens.

  • Aard van verzuim verbergen in zowel Verzuim Basis als Plus en in rapportages.

  • Aanpassing in registratie functionele beperking conform GDPR.

« Terug naar Nieuws

Reacties

Het geven van een reactie is momenteel uitgeschakeld.

Updates

Fouten in loonaangifte Premie sectorfonds / Premie Ufo

Onlangs heeft de Belastingdienst de controle van de loonaangiften aangescherpt. De aangescherpte...

Lees verder »

Visma Connect release

U heeft dit misschien al gelezen in het inlogscherm van Visma. ​Op 2 mei (vanaf 14:00...

Lees verder »

Onderhoud Aangifte

Wegens onderhoud aan onze server zal het donderdag 6 april vanaf 17:00 niet mogelijk zijn loon-...

Lees verder »