Update AVG - Velden en data m.b.t. persoonlijke informatie worden verwijderd


avg-gdpr-vierkant

Welke gegevens mag u niet meer registreren onder de AVG? En hoe helpen wij u hierbij?

Dagelijks krijgen wij van onze klanten vragen met betrekking tot de Algemene Verordening Persoonsgegevens (hierna: AVG). In de afgelopen periode hebben wij meerdere berichten gestuurd over de vragen die wij met regelmaat krijgen. In deze reeks vandaag de vraag: welke gegevens mag u niet meer registreren in uw personeelsinformatiesysteem onder de AVG?

Verantwoorden van registratie
Laten we voorop stellen dat u in HRM software een heleboel persoonlijke informatie van uw medewerkers mag vastleggen. Alle zaken die u nodig heeft voor een gedegen HRM beleid en de financiële en fiscale verwerking zijn toegestaan onder de AVG. Wel wordt gesteld dat u moet kunnen verantwoorden dat u (gevoelige) persoonlijke informatie verwerkt. Dit doet u in een verwerkingsregister.

Daarnaast ziet de wetgever graag dat u de hoeveelheid informatie die u registreert minimaliseert. Als u een gegeven echt niet nodig heeft, kunt u dat ook weglaten. Ook als dit niet per se een gevoelig persoonsgegeven betreft.

Echter, een aantal zaken die u op dit moment nog in Visma.net HRM/Talent kunt registreren, vallen niet onder de gegevens die u nog met een sluitende verantwoording kunt vastleggen voor uw medewerkers. Wij hebben daarom besloten de mogelijkheid tot registratie van deze informatie te verwijderen uit de software met de eerstvolgende release, begin mei. In dit artikel delen wij graag aan u mede om welke gegevens dit gaat.

Informatie over de gezondheid
In de Wet Bescherming Persoonsgegevens staat in Artikel 16 het volgende beschreven:

De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid,  gezondheid , seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging is verboden behoudens het bepaalde in deze paragraaf. Hetzelfde geldt voor strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag.

In Artikel 21 worden hierop een aantal uitzonderingen genoemd. Zo mogen bijvoorbeeld zorgverleners, de Minister van Justitie en scholen deze gegevens wel registreren. Werkgevers zijn geen onderdeel van de uitzonderingen.

Concreet heeft dit voor de registratie in Visma.net HRM/Talent de volgende gevolgen:

  • In de Verzuimmodule verwijderen wij het veld Aard van Verzuim en de opgeslagen gegevens hierbij. Ook alle verwijzingen in rapporten en exports naar dit veld of de inhoud hiervan worden verwijderd. In taken kunt u een afhankelijkheid van het Aard van Verzuim hebben geconfigureerd in Verzuim Plus. Ook dit zal dus niet meer werken.
  • In overleg met het UWV en de Autoriteit Persoonsgegevens is bepaald dat een werkgever nog altijd na de proeftijd bij een werknemer mag informeren of hij/zij onder de no-risk polis van de ziektewet valt. Echter de werkgever mag niet meer vragen naar de reden of vorm hiervan. Dit mag derhalve ook niet geregistreerd worden in de software. Bij een melding van vangnet verzuim zal het UWV vanaf heden zelf bepalen onder welke soort vangnet de medewerker valt. In de module Persoonsgegevens wordt daarom de sectie Arbeidsongeschiktheidsregistratie geminimaliseerd. Hierin kan na de release in mei enkel nog worden vastgelegd of de medewerker onder de no-risk polis valt, met een startdatum (kan ook in dienst datum zijn) en een einddatum (einddatum contract of leeg). Dit betekent dat wij alle detailvelden rondom de registratie van de no-risk polis verwijderen. Ook verwijderen wij reeds opgeslagen informatie met de betrekking tot deze velden uit onze database. Eventuele notificaties die hierop betrekking hebben worden eveneens verwijderd, evenals gekoppelde documenten. In rapportages worden deze detailvelden verwijderd of in ieder geval leeggemaakt.

Zwangerschapsverlof en Ziekte ten gevolge van Zwangerschap zijn hiervan uitgesloten en mogen los geregistreerd en gemeld worden aan het UWV.

Gevoelige persoonsgegevens en minimalisatie
De volgende gegevens zijn zoals eerder genoemd gevoelige persoonsgegevens:

  • Godsdienst of levensovertuiging
  • Ras
  • Politieke gezindheid
  • Gezondheid
  • Seksuele leven/voorkeur
  • Het lidmaatschap van een vakvereniging

In Visma.net HRM/Talent bestaat op dit moment de mogelijkheid de godsdienst of levensovertuiging vast te leggen in het veld Levensbeschouwing. Dit veld en de opgeslagen waarden hiervan zullen wij verwijderen uit het systeem.

Verder zijn wij van mening dat het veld Tweede Nationaliteit mogelijk kan leiden tot conclusies over godsdienst, dan wel ras, dan wel politieke gezindheid. Om dit te voorkomen en te voldoen aan de eis enkel relevante data vast te leggen, zullen wij ook dit veld verwijderen.

In de sectie Familie verwijderen wij de volgende velden en opgeslagen waarden, omdat deze mogelijk kunnen leiden tot conclusies over godsdienst, dan wel ras, dan wel politieke gezindheid. In het kader van dataminimalisatie denken wij dat deze velden bovendien geen plaats meer hebben in een HRM systeem:

  • Geboorteland
  • Eerste nationaliteit
  • Tweede nationaliteit

Let op: dit zijn velden die bij familieleden en relaties worden vastgelegd op dit moment. Geboorteland en eerste nationaliteit blijven bij de medewerker zelf beschikbaar.

Vrije velden en notities
Wij bieden u de mogelijkheid in onze software vrije velden op te nemen. Daarnaast is het op allerlei plaatsen mogelijk vrije notities in te geven.

Wij zullen op deze functionaliteit geen beperkingen inbouwen. Het is de verantwoordelijkheid van onze klanten om de inhoud en aard van registratie van deze informatie te controleren en eventueel te minimaliseren.

Vragen en/of opmerkingen
Heeft u vragen en/of opmerkingen over de te verwijderen velden en data, dan nodigen wij u uit deze te sturen aan onze productmanager Kim Stokkers. Zij is bereikbaar op  kim.stokkers@visma.com .

« Terug naar Nieuws

Reacties

Het geven van een reactie is momenteel uitgeschakeld.

Updates

Fouten in loonaangifte Premie sectorfonds / Premie Ufo

Onlangs heeft de Belastingdienst de controle van de loonaangiften aangescherpt. De aangescherpte...

Lees verder »

Visma Connect release

U heeft dit misschien al gelezen in het inlogscherm van Visma. ​Op 2 mei (vanaf 14:00...

Lees verder »

Onderhoud Aangifte

Wegens onderhoud aan onze server zal het donderdag 6 april vanaf 17:00 niet mogelijk zijn loon-...

Lees verder »